Belge Düzeni ve Zamanı Hk.

İşverenler; işe aldığı her işçi için işçi özlük dosyası tutmak zorundadır. Dosyada işçinin kimlik bilgileri yanında, İş mevzuatı açısından düzenlemek zorunda olduğu diğer belgeleri de dosyada saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadırlar. Ayrıca işyerinde bulundurulması ve ilgili kamu kurumlarına bildirimde bulunulması gerekli belgeler şunlardır.

1-İşverenler veya işveren vekilleri, işçilerin işe giriş ve periyodik muayene raporlarını işçilerin özlük dosyalarının kişisel sağlık bölümünde saklamak ve İş Müfettişlerinin isteği üzerine kendilerine göstermek zorundadır.

2-İşyeri Kurma İzni ve İşletme Belgesi Alınması Hakkında Yönetmeliğin
ikinci maddesinde; Sanayi, Ticaret, Tarım ve Orman İşlerinden Sayılan İşlere İlişkin Yönetmelikte belirtilen sanayiden sayılan işlerde, 10 ve daha fazla kişinin çalıştığı işyerleri ve çalışan sayısına bakılmaksızın, Kimyasal Maddelerle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde tanımlanan tehlikeli kimyasal maddelerin üretildiği, kullanıldığı ve depolandığı işyerleri ve inşaat ve maden işyerleri ile taş ocaklarının sabit tesislerine işverenler, ”kurma izni“ ve “işletme belgesi” almakla yükümlüdürler.

3-İşveren veya işveren vekilleri, gece postalarında çalıştırılacak işçilerin ad ve soyadlarını kapsayan listeler ile bu işçiler için işe başlamadan önce alınan ve periyodik sağlık raporlarının bir nüshasını ilgili bölge müdürlüğüne vermekle yükümlüdür.

4-Gece çalışacak işçilerin sağlık durumlarının gece çalışmasına uygun olduğu, işe başlamadan önce alınacak sağlık raporu ile belgelenir. Gece çalıştırılan işçiler en geç iki yılda bir defa işveren tarafından periyodik sağlık kontrolünden geçirilirler.

5-Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliğinin 20 inci maddesi uyarınca işveren; çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren, örneği bu Yönetmeliğe ekli yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır.

6-4857 sayılı İş Kanunu’nun 77 inci maddesin ile işverenler meydana gelen iş kazalarını en geç kazadan sonraki iki iş günü içinde Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Bölge Müdürlüğüne bildirmek zorundadırlar.

7-Fazla çalışma ya da fazla sürelerle çalışmak için işçinin yazılı onayının alınması gerekir. Fazla çalışma ihtiyacı olan işverence bu onay her yıl başında işçilerden yazılı olarak alınır ve işçi özlük dosyasında saklanır (md.41/7; Yönetmelik md.9).

8-Her işverenin işyerinde işçi ücretlerinden kesilen para cezaları ile ilgili olarak ayrı bir hesap tutması gerekir. Ayrıca, işçi ücretlerinden kesilen para cezaları; işçilerin mesleki eğitimleri, iş sağlığı ve güvenliği konularındaki eğitimleri ve sosyal hizmetleri için kullanılıp harcanmak üzere Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının T.C. Ziraat Bankası Ankara Merkez Şubesindeki 38775369/505 nolu hesabına kesildiği tarihten itibaren bir ay içinde işverenlerce yatırılmak zorundadır.

9-İşverenler; işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan “ücret hesap pusulası” vermek zorundadır.

10-İşveren; ekonomik, teknolojik, yapısal ve benzeri işletme, işyeri ve işin gerekleri sonucu toplu işçi çıkarmak istediğinde, bunu en az otuz gün önceden bir yazı ile, işyeri sendika temsilcilerine, ilgili bölge müdürlüğüne ve Türkiye İş Kurumuna bildirmek zorundadır. Ayrıca, işyerinin bütünüyle kapatılarak kesin ve devamlı bir suretle faaliyete son verilmesi halinde, işveren sadece durumu en az otuz gün önceden ilgili bilge müdürlüğüne ve Türkiye İş Kurumuna bildirmek ve işyerinde ilan etmekle yükümlüdür.

11-İşveren, herhangi bir nedenle iş sözleşmesi sona eren ve işinden ayrılan işçiye, işyerinde çalıştığı süreyi ve yaptığı işi belirten bir belge düzenleyerek vermek zorundadır.

12-İş Kanunu'nda iş sözleşmesinin, “aksi belirtilmedikçe özel bir şekle tabi olmadığı”, ancak “süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı şekilde yapılması zorunlu” kılınmıştır. Yazılı sözleşme yapılmayan durumlarda ise, işveren işçiye en geç iki ay içinde genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ya da haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür.

13-İşyeri Bildirgesi ve İşçi giriş-çıkış bildirim listesinin birer sureti işyeri dosyasında muhafaza edilmelidir.